Η διοργάνωση εκδηλώσεων είναι μια πολύ απαιτητική εργασία τόσο για τους επαγγελματίες όσο και για αυτούς που ασχολούνται για κάποιο προσωπικό τους event. Η διαχείριση τόσων ατόμων σε ένα προκαθορισμένο περιβάλλον απαιτεί πολύ καλό συντονισμό και οργάνωση, όμως δεν είναι μόνο αυτό αρκετό.
Η επιτυχημένη διοργάνωση εκδηλώσεων πρέπει να λαμβάνει υπόψη και τη διασκέδαση, τον εντυπωσιασμό και την αισθητική πλευρά του event. Πώς μπορεί να επιτευχθεί αυτός ο συνδυασμός; Ας δούμε παρακάτω πιο αναλυτικά όσα πρέπει να γνωρίζετε, για να διοργανώσετε ένα event που θα μείνει αξέχαστο σε όλους.
Budget και χρονοδιάγραμμα
Ξεκινάμε, φυσικά, από τα βασικά. Το budget πρέπει να έχει καταρτιστεί τουλάχιστον 3-4 μήνες πριν την εκδήλωση και ταυτόχρονα να υπολογιστεί ένα 10-15% επιπλέον. Είναι δυστυχώς αναπόφευκτο να ξεφύγετε από το budget, όμως το σωστό πλάνο θα επιτρέψει όσο το δυνατόν μικρότερες διακυμάνσεις.
Στην ίδια λογική, θα πρέπει να έχετε φτιάξει επίσης 3-4 μήνες πριν (ενδεχομένως και περισσότερο) ένα εξαντλητικό χρονοδιάγραμμα σχετικά με το πότε θα γίνει το κάθε τι. Στη διοργάνωση εκδηλώσεων πρέπει όλα να έχουν γίνει εκ των προτέρων, όπως:
- Αποστολή προσκλητηρίων
- Επιλογή του χώρου
- Επιλογή των βασικών συνεργατών (DJ, ειδικός στα εφέ, εταιρεία ηχητικών, σεφ)
- Δημιουργία του μενού
- Διακόσμηση του χώρου
Οι βασικοί συνεργάτες
Η επιλογή των βασικών συνεργατών πρέπει να έχει γίνει, όπως προαναφέρθηκε, αρκετό καιρό πριν το event. Από εκεί και πέρα, απαιτείται στενή συνεργασία μαζί τους καθ’ όλη τη διάρκεια της προετοιμασίας. Είναι σημαντικό να τους επικοινωνήσετε τις ανάγκες σας, αλλά και να ακούσετε τη δική τους άποψη, καθώς έχουν εκτεταμένη εμπειρία.
Επιπλέον, χρήσιμο είναι να προετοιμάσετε μερικές συναντήσεις με όλους τους κύριους επαγγελματίες μαζί. Για παράδειγμα, ο DJ αλλά και ο υπεύθυνος για τη δημιουργία του show θα πρέπει να έχουν άμεση συνεννόηση με τον υπεύθυνο του χώρου, για να συζητήσουν τυχόν περιορισμούς, ευκαιρίες και ειδικά ζητήματα.
Το show και η διασκέδαση
Ακόμα και αν η εκδήλωση είναι εξαιρετικά οργανωμένη όσον αφορά το φαγητό, την υποδοχή των καλεσμένων και τη διαρρύθμιση και διακόσμηση του χώρου, δεν θα είναι επιτυχημένη, αν δεν υπάρχει σε αυτή το στοιχείο της διασκέδασης και του εντυπωσιασμού.
Αρχικά, θα πρέπει να αποφασίσετε με ποιον τρόπο θα τραβήξετε τα βλέμματα των καλεσμένων και θα δημιουργήσετε μια αίσθηση λάμψης και μεγαλοπρέπειας. Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεστε κάποιον ειδικό στα πυροτεχνήματα και τα εφέ που θα σας συμβουλεύσει καταλλήλως, ανάλογα με τις ανάγκες και το budget σας αλλά και τις δυνατότητες του χώρου.
Για παράδειγμα, μπορείτε στην αρχή ή σε κάποια σημαντική φάση της εκδήλωσης να προσθέσετε:
- Εναέρια πυροτεχνήματα
- Πλωτά σιντριβάνια
- Φλεγόμενα σιντριβάνια
- Ξηρό πάγο και καπνό
- Φωτιές-φλόγες
- Εφέ κρυογονικής
Με αυτόν τον τρόπο, θα προσελκύσετε την προσοχή των καλεσμένων σας και θα βγάλετε επιβλητικές φωτογραφίες. Αντίστοιχα, μπορείτε να διακοσμήσετε τον χώρο με φαντασμαγορικά εφέ, όπως φλεγόμενες επιγραφές.
Στην ίδια λογική, ο DJ θα πρέπει να αποτελεί βασικό συντελεστή του event σε αγαστή συνεργασία με τον υπεύθυνο του show. Ακόμα και σε μια πιο αυστηρή εκδήλωση (π.χ. εταιρικό event) θα εκπλαγείτε από το πόσο μεγάλη σημασία έχει η μουσική στην εξέλιξη της εκδήλωσης.
